Changement d'année scolaire

Faire progresser toutes les classes en une opération à la fin de l'année.

En fin d'année scolaire (juin/juillet), Eval'Aps permet de faire passer toutes les classes au niveau suivant en une seule opération guidée. Vous importez le fichier Pronote de la rentrée, et l'application calcule automatiquement qui progresse, qui arrive, et qui sort.

💡 Conseil

Cette opération est destinée aux administrateursuniquement et n'est en pratique utilisée qu'une fois par an. Prenez le temps de bien préparer votre fichier Pronote avant de commencer.

🎯 Ce que fait la procédure

À partir du fichier Pronote de la rentrée, Eval'Aps compare avec les élèves déjà en base et classe chacun dans une des 4 catégories suivantes :

🟢 Inchangés

Élève déjà présent, même classe et mêmes groupes. Sa seule modification : son année scolaire passe à la nouvelle (ex redoublants).

🔵 Progressions

Élève reconnu (même nom, prénom, date de naissance) mais sa classe ou ses groupes ont changé. Ex : 2MV1 → 1BAU1,1BAU1 → TBAU1. Son ancienne classe est conservée dans un historique de parcours.

🟣 Nouveaux

Élève dans le fichier Pronote mais pas en base. Typiquement : les nouveaux 2nde qui arrivent en début d'année. Ils sont créés dans la nouvelle année scolaire.

🔴 Sortants

Élève en base mais absent du fichier Pronote. Typiquement : les Terminale qui ont obtenu leur diplôme. Ils seront supprimés définitivement après le téléchargement obligatoire d'une archive.

🔍 Comment fonctionne le matching ?

Pour reconnaître un élève d'une année sur l'autre, Eval'Aps compare :

Nom + Prénom + Date de naissance en priorité (matching le plus fiable)
Nom + Prénom seuls en fallback si la date de naissance manque d'un côté

Les comparaisons sont insensibles à la casse, aux accents et aux tirets/apostrophes. Donc DUPONT-LEBRETON etDupont Lebreton seront reconnus comme le même élève.

📋 Procédure pas à pas

1

Préparer le fichier Pronote

Exportez depuis Pronote la liste complète des élèves de la rentrée :

Toutes les classes (2nde, 1ère, Terminale)
Format XLSX (ou CSV)
Colonnes nécessaires : Nom, Prénom, Classe, et idéalement Né(e) le + Groupes

💡 Conseil

La date de naissance n'est pas obligatoire mais vivement recommandée : elle évite tout doute en cas d'élèves homonymes.

2

Accéder à la page Changement d'année

Dans Réglages → Administration → 🎓 Changement d'année.

TODO : Capture à ajouter

Capture de la page Changement d'année avec le formulaire d'import

3

Renseigner les années source et cible

Eval'Aps pré-remplit automatiquement les bonnes années selon la date du jour, mais vous pouvez les ajuster :

Année source : celle qui se termine (ex 2025-2026)
Année cible : la rentrée à venir (ex 2026-2027)

4

Importer le fichier et analyser

Cliquez sur Choisir un fichier XLSX, sélectionnez votre export Pronote, puis cliquez sur 🔍 Analyser (DRY-RUN).

Aucune modification n'est appliquée à cette étape : c'est une simulation. Eval'Aps affiche un récap chiffré et la liste détaillée des 4 catégories.

TODO : Capture à ajouter

Capture de l'aperçu DRY-RUN avec les 4 cartes chiffrées et les accordéons détaillés

5

Vérifier les chiffres et les détails

Dépliez chaque accordéon pour vérifier :

Inchangés : redoublants attendus ?
Progressions : les passages 2MV → 1BAU/1BMOT sont-ils tous logiques ? Pas de surprise ?
Nouveaux : effectifs des nouveaux 2nde cohérents ?
Sortants : relisez attentivement cette liste. Ce sont les élèves qui vont être supprimés définitivement.

⚠️ Attention

Si un nom apparaît dans « Sortants » alors qu'il ne devrait pas (oubli dans le fichier Pronote, faute de frappe), n'appliquez pas tout de suite. Corrigez le fichier Pronote puis ré-analysez.

6

Télécharger l'archive des sortants

S'il y a des sortants, vous devez obligatoirement télécharger leur archive (un CSV avec leurs noms et classes) avant de pouvoir appliquer l'opération.

Cliquez sur 📥 Télécharger l'archive des sortants (CSV). Conservez ce fichier dans un dossier de sauvegarde.

💡 Conseil

Une version future apportera une archive plus riche (PDF Bilan + XLSX CCF par élève sortant). Pour l'instant : CSV simple.

7

Confirmer et appliquer

Cochez la case « J'ai vérifié les chiffres », puis cliquez sur ✓ Appliquer le changement d'année.

L'opération prend quelques secondes. À la fin, vous voyez un récap des opérations réellement effectuées :

X élèves inchangés mis à jour
Y élèves progressés (classe modifiée + parcours enrichi)
Z nouveaux élèves créés
W élèves sortants supprimés

TODO : Capture à ajouter

Capture du résultat final avec les 4 cartes de résumé

🛡️ Sécurités et garde-fous

🔒 Accès admin obligatoire : la page n'est accessible qu'aux administrateurs
🔍 DRY-RUN systématique avant toute application
📥 Archive obligatoire si des élèves doivent être supprimés
✓ Coche de confirmation avant le bouton final
📜 Audit complet : chaque opération (preview et appliquer) est journalisée dans la table eval_fin_annee_log
🚫 Refus si les années source et cible sont identiques

⚠️ Attention

Avant d'appliquer en production, faites absolument une sauvegarde complète d'Eval'Aps (Réglages → Sauvegarde et restauration → Exporter). En cas de problème, vous pourrez restaurer rapidement.

📊 Le parcours scolaire des élèves

Quand un élève change de classe via cette procédure, son ancienne classe est ajoutée à son historique de parcours. Sur sa fiche élève, on voit alors apparaître sous sa classe actuelle :

CURTY-VILLA Lucas
1BAU1 [1BAU1A] [BAC PRO MAINTENANCE VÉHICULES]
Parcours : 2MV2 (2025-2026)

Cet historique permet de retracer le parcours d'un élève sur plusieurs années, utile pour comprendre son évolution ou identifier une orientation changée (auto/moto, etc.).

📝 Cas particuliers du Lycée Henri Fertet

Le choix auto/moto en fin de 2nde MV

Les élèves de 2MV1/2MV2/2MV3 choisissent en fin d'année leur spécialité : 1BAU1/1BAU2 (Auto) ou 1BMOT (Moto). Le fichier Pronote reflète ces choix. Eval'Aps les détecte automatiquement comme des progressions.

Les CAP en 1 an (CAPEINT)

Les élèves de TCAPEINT sortent intégralement après 1 an. Ils apparaîtront dans la liste des sortants.

Élève qui redouble

Un élève qui redouble apparaît dans le fichier Pronote avec sa même classe que l'an passé. Il sera détecté comme inchangé (seule son année scolaire est mise à jour). Ses évaluations passées sont conservées.

Élève qui change de groupe (BAU1 → BAU2)

Détecté comme progression. Son ancienne classe est ajoutée à son parcours, et sa nouvelle classe est mise à jour.

🔧 En cas de problème

Le bouton « Appliquer » reste gris malgré la coche

Si vous avez des sortants, vous devez d'abord télécharger l'archive CSV (bouton dans la section « Sortants »). Sans cela, le bouton reste désactivé par sécurité.

Un élève apparaît dans « Nouveaux » alors qu'il existe déjà

Cela signifie que le matching n'a pas reconnu cet élève. Causes possibles :

Nom écrit différemment (ex faute de frappe dans Pronote)
Date de naissance différente entre Pronote et Eval'Aps
Élève marqué comme inactif en base

Solution : corrigez l'élève existant manuellement (Réglages → Élèves) puis ré-analysez.

Restaurer après une opération

Si vous avez fait une erreur :

Allez dans Réglages → Sauvegarde et restauration
Choisissez le fichier de sauvegarde fait juste avant l'opération
Restaurez

💡 Conseil

D'où l'importance de la sauvegarde préalable !

❓ FAQ rapide

Que deviennent les évaluations historiques après un changement d'année ?

Elles sont conservées intégralement. Les évaluations d'un élève de 2MV1 restent attachées à lui même quand il devient 1BAU1. Sur sa fiche, on continue de voir tout son historique d'évaluations.

Peut-on faire l'opération en plusieurs fois ?

Non, c'est une opération « tout ou rien » par fichier. Si vous voulez gérer en plusieurs vagues, faites plusieurs fichiers Pronote distincts et appliquez la procédure plusieurs fois.

Et les comptes des élèves ?

Pour le moment, la procédure ne gère que les élèves en tant que fiches. Si vous avez créé des comptes de connexion pour vos élèves, ils restent inchangés. Une future version pourra étendre la procédure aux comptes.